Sep 6, 2010

எக்ஸெல் தொடக்க நிலை டிப்ஸ்

1. எக்ஸெல் – சார்ட்: எக்ஸெல் தொகுப்பில்

நாம் தரப்படும் டேட்டாவின் அடிப்படையில் எப்படி சார்ட் எனப்படும் ஒரு
சிறிய படம் உருவாக்கலாம்? இதற்கு நமக்கு உதவுவது Chart Wizard என்னும் வசதிதான். இதன் மூலம் நாம் உருவாக்கும் சார்ட்டினை அதே ஒர்க் ஷீட் அல்லது வேறு ஒர்க் ஷீட்களில் பயன்படுத்தலாம். ஒரு புதிய சார்ட் உருவாக்கக் கீழ்க்காணும்படி செயல்படவும். முதலில் எந்த டேட்டாக்களுக்கான சார்ட் தேவையோ அவை உள்ள செல்களை தேர்ந்தெடுக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக வகுப்பில் உள்ள மாணவர்களின் பெயர்கள் உள்ள ஒரு வரிசை அடுத்து மூன்று வெவ்வேறு
பாடங்களின் தலைப்பு மற்றும் அவற்றில் அவர்கள் எடுத்துள்ள மதிப்பெண்கள்
என இருக் கலாம். இவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு பின் Chart Wizard மீது கிளிக் செய்திடவும். இந்த பட்டன் Standard Toolbar இல் இருக்கும். இதில் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் சார்ட் டைப் மற்றும் அதில் ஒரு வகையினைத் (chart type, chart subtype) தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து “Next” பட்டனைத் தட்டினால் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்துள்ள வகைப்படி மாடல் சார்ட் ஒன்று காட்டப்படும். இதில் மாற்றங்கள் வேண்டும் என்றால் மீண்டும் வகைக்குச் செல்லலாம்.

காட்டப்படும் வகை உங்களுக்குப் பிடித்திருந்தால் டேட்டா ரேஞ்ச் சரிய
எனப்பார்க்கவும். சரியாக இருப்பின் அடுத்த நிலைக்குச் செல்லவும்.
டேட்டாக்கள் நெட்டு வரிசையிலா அல்லது படுக்கை வரிசையிலா என்பதையும் முடிவு செய்திடலாம். மீண்டும் “Next” பட்டன் தட்டவும். சார்ட் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் சார்ட் தலைப்பு, எக்ஸ் ஆக்சிஸ் மற்றும் ஒய் ஆக்சிஸ் தலைப்பு, மேலாக தலைப்பு, டேட்டாக்களுக்கான லேபிள் போன்றவற்றைத் தரவும். பின்
மீண்டும் “Next” பட்டன் தட்டவும். அடுத்து டயலாக் பாக்ஸில் சார்ட் எங்கு அமைக்கப்பட வேண்டும் என்பதனை நிர்ணயம் செய்திடவும். சார்ட்டினை ஒர்க் புக்கின் எந்த ஒர்க் ஷீட்டிலும் அமைக்கலாம். தொடக்கத்தில் ஏற்கனவே எக்ஸெல் செட் செய்தபடி எந்த ஒர்க் ஷீட்டில் டேட்டாக்களை எடுத்து அமைக்கிறீர்களோ அந்த ஒர்க் ஷீட்டிலேயே அமையும். இவற்றை அமைத்து விட்டு சார்ட் லொகேஷன் டயலாக் பாக்ஸில் “Finish” பட்டனைத் தட்டவும். உடன் சார்ட் ரெடியாகி உங்களுக்குக் கிடைக்கும். மீண்டும் இதில் மேலே சொன்ன வகையில் சென்று இடம் மாற்றுவது உட்பட எந்த மாற்றங்களையும் மேற்கொள்ளலாம்.



2. எக்ஸெல் ரோமன் இலக்கங்கள்: எண்களுக்கு ரோமன்
இலக்கங்களை எக்ஸெல் தொகுப்பில் உருவாக்க முடியுமா? வழக்கமாக நாம் பயன்படுத்தும் 1,2,3 என்ற இலக்கங்களுக்கு இணையான ரோமன் இலக்கங்களை (I,II,III) எக்ஸெல் நாம் செட் செய்திடும்
செல்களில் வழங்கும். இதற்கான வழிமுறைகளை இங்கு காணலாம். இதற்கு ஒரு கணக்கியல் பார்முலா ஒன்று அமைக்க வேண்டும். அதன் வடிவமைப்பு (Roman(number, type) என இருக்க வேண்டும். இங்கு number என்பது நாம் மாற்ற விரும்பும் எண். type என்பது நாம் விருப்பப்படும் வகையினை அமைக்க தரப்படுகிறது. இதனை இன்னும் சற்று விரிவாகப் பார்ப்போம். முதலில் எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றினை திறந்து கொள்ளுங்கள். அடுத்து செல் A1 முதல் A1 5 வரை ஏதேனும் எண்களை வரிசையாக அமைத்திடுங்கள். இந்த எடுத்துக் காட்டில் நாம் 15 எண்களுக்கு ரோமன் இலக்கங்களைப் பெற முயற்சிக்கிறோம். அடுத்து B வரிசையில் B 1 முதல் B 15 வரை தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். பின் பார்முலா பாரில் =ROMAN(A1) என அமைக்கவும். அடுத்து கண்ட்ரோல் + என்டர் (“Control+Enter”) தட்டவும். நீங்கள் கொடுத்த எண்களுக்கான ரோமன் இலக்கங்கள் கிடைத்திருக்கும். இதில் ஓர் எச்சரிக்கையும் உண்டு. நெகடிவ் எண்கள் (–15) இங்கு தரக்கூடாது. எண்கள் 3,999 ஐத் தாண்டக் கூடாது.

எக்ஸெல் இடையே காலி இடம்


எக்ஸெல் தொகுப்பில் சிலர் வரிசையாக அனைத்து படுக்கை
வரிசைகளில் உள்ள செல்களில் டேட்டாவினை நிரப்ப மாட்டார்கள். ஒன்று
விட்டு ஒன்று நிரப்புவார்கள். இடையே உள்ள காலி செல்களில் பின்னர்
ஏதேனும் கணக்கிட்டு டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள். இது நாமாக
நிரப்புகையில் சரியாக இருக்கும். எக்ஸெல் தொகுப்பே டேட்டாவை
நிரப்புவதாக இருந்தால் முடியாதே? அப்போது என்ன செய்யலாம் என்று
பார்ப்போமா? எடுத்துக் காட்டாக பில் ஹேண்டில் என்ற ஒன்று அனைவருக்கும்
தெரிந்திருக்கும். ஏதேனும் டேட்டாவை அப்படியே கீழ் உள்ள அனைத்து
செல்களிலும் காப்பி செய்திட வேண்டி இருந்தாலும் அல்லது அடுத்தடுத்து
சீரியல் வரிசையில் 1,2,3,4 என நிரப்ப வேண்டி இருந்தாலும் இந்த பில்
ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நாம் நிரப்ப வேண்டிய செல்களில்
ஹேண்டிலைப் பிடித்து இழுத்தாலே டேட்டா வரிசையாக நாம் தேர்ந்தெடுத்தபடி
நிரப்பப்படும். இதில் ஒரு வரிசை விட்டு ஒரு வரிசை நிரப்ப வேண்டும்
என்றால் என்ன செய்யலாம்? இதற்கு முதலிலேயே ஒரு சிறிய அட்ஜஸ்ட்மென்ட் செய்திட வேண்டும். பொதுவாக பில் இன் செய்வதற்கு முதலில் டேட்டா உள்ள செல்லை தேர்ந்தெடுக்கிறோம். பின் பில் ஹேண்டில் (செல் செலக்ஷன் அவுட்லைனில் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய கருப்பு கட்டம்) பற்றி இழுக்கிறோம். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்ப டேட்டா செல் மற்றும் அதன் கீழே இருக்கும்செல்லினையும் சேர்த்து ஹை லைட் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். கீழே காலியாக உள்ள செல்லினையும் தேர்ந்தெடுத்ததால் டேட்டா ஒன்றிலும் அடுத்தது காலியாகவும் தொடர்ந்து நிரப்பப்படும். ஒரு சின்ன வேலை செய்வதனால் எவ்வளவு தலைவலி, கூடுதல் வேலை மிச்சமாகிறது.

0 கருத்துக்கள்:

Post a Comment