எக்ஸெல் தொகுப்பில் அதிகமான எண்ணிக்கையில் காப்பி/ பேஸ்ட் மற்றும் கட்/ பேஸ்ட் பயன்படுத்துகிறீர்களா? ஆம் என்றால் செல்களை அங்கும் இங்குமாக தூக்கிச் சென்று ஒட்டி அட்ஜஸ்ட் செய்திடும் சுற்றுவழிகளில் ஈடுபடுகிறீர்களா? சில வேளைகளில் ஏற்கனவே இருக்கின்ற செல்களில் ஊடே சில தகவல்களை பேஸ்ட் செய்திடுகையில் வரிசைகளைச் சேதப்படுத்தாமல் செல்களை உருவாக்கிடும் பணியை கஷ்டப்பட்டு மேற்கொள்கிறீர்களா? இந்த சிரமத்திற்குப் பதிலாக எக்ஸெல் தொகுப்பே அட்ஜஸ்ட் செய்து பேஸ்ட் செய்திடும் பணியை மேற்கொண்டால் எப்படி இருக்கும். அதற்கான வழியைப் பார்க்கலாம். முதலில் எந்த தகவல்களை காப்பி அல்லது கட் செய்திட வேண்டுமோ அதனை ஹை லைட் செய்திடுங்கள். பின் எந்த புதிய இடத்தில் இவற்றை பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அங்கு அல்லது இடைச் செருகல் செய்திட வேண்டுமோ அங்கு செல்லவும். இங்கு கவனமாக நீங்கள் எந்த இடத்தில் இந்த தகவல்களை ஒட்டி அமைக்க வேண்டுமோ அதற்கு ஜஸ்ட் கீழாக இருக்கும் செல்லில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று வைக்கவும். இனி ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அங்கு விரியும் மெனுவில் உள்ள பிரிவுகளில் Insert Copied/Cut Cells என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அங்கு சிறிய விண்டோ (Insert Paste) ஒன்று தோற்றமளிக்கும். இங்கு ஏற்கனவே உள்ள டேட்டா எப்படி நகர்த்தப்பட வேண்டும் என்பதனை நீங்கள் முடிவு செய்திட வேண்டும்.
நீங்கள் டேட்டாவை வலது புறமாக அல்லது கீழாக நகர்த்தச் சொல்லலாம். வலது புறமாக நகர்த்தினால் இந்த தகவலை ஒட்டுவதன் மூலம் எந்த படுக்கை வரிசைகள் இதனால் பாதிக்கப்படுமோ அவை மட்டும் நகர்த்தப்படும். முழு நெட்டு வரிசையையும் இது பாதிக்காது. எனவே ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடைய செல்கள் உள்ள ஷீட்டில் இந்த வேலையை மேற்கொண்டால் சிறிது கூடுதல் கவனத்துடன் இந்த பணியை மேற்கொள்ள வேண்டும். கீழாக நகர்த்தப்பட வேண்டும் எனத் தேர்ந்தெடுத்தால் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்லில் உள்ள டேட்டா மற்றும் கீழாக உள்ள டேட்டா ஆகியவை உள்ள படுக்கை வரிசைகள் மட்டுமே மாற்றப்படும். இதனால் அந்த வரிசையில் உள்ள அனைத்து டேட்டாக்களும் மாற்றப்பட மாட்டாது. ஒட்டப்படும் நெட்டு வரிசையில் உள்ள டேட்டா மட்டும் நகர்த்தப்படும். இது முடிந்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்திடுங்கள். நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி செல் இடைச் செருகப்பட்டு காட்சி அளிக்கும்.
ஒர்க்ஷீட்டில் ஸ்பெல் செக்: எக்ஸெல் தொகுப்பில் பைல் ஒன்றை அமைத்து முடித்தவுடன் அதில் உள்ள எழுத்துப் பிழைகளைக் கண்டறிந்து நீக்கிட ஒரு ஸ்பெல் செக் தருகிறீர்கள். அப்போது என்ன நடக்கிறது தெரியுமா? அந்த ஒர்க் ஷீட்டில் மட்டும் ஸ்பெல் செக் நடக்கிறது. முழு ஒர்க் புக்கிலும் நடப்பதில்லை. அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டிலும் ஸ்பெல் செக் செய்திடக் கீழ்க்குறிப்பிட்டபடி செயல்படவும். ஸ்பெல் செக் தொடங்கும் முன் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களையும் செலக்ட் செய்திடவும். இதற்கு ஏதேனும் ஒரு ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் கிடைக்கும் மெனுவில் Select All Sheets என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக் கவும். இனி ஸ்பெல் செக் செயல்பாட்டினை நம்பிக்கையோடு மேற்கொள்ளலாம். ஸ்பெல் செக் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டுகளையும் செக் செய்திடும்.
நீங்கள் டேட்டாவை வலது புறமாக அல்லது கீழாக நகர்த்தச் சொல்லலாம். வலது புறமாக நகர்த்தினால் இந்த தகவலை ஒட்டுவதன் மூலம் எந்த படுக்கை வரிசைகள் இதனால் பாதிக்கப்படுமோ அவை மட்டும் நகர்த்தப்படும். முழு நெட்டு வரிசையையும் இது பாதிக்காது. எனவே ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடைய செல்கள் உள்ள ஷீட்டில் இந்த வேலையை மேற்கொண்டால் சிறிது கூடுதல் கவனத்துடன் இந்த பணியை மேற்கொள்ள வேண்டும். கீழாக நகர்த்தப்பட வேண்டும் எனத் தேர்ந்தெடுத்தால் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்லில் உள்ள டேட்டா மற்றும் கீழாக உள்ள டேட்டா ஆகியவை உள்ள படுக்கை வரிசைகள் மட்டுமே மாற்றப்படும். இதனால் அந்த வரிசையில் உள்ள அனைத்து டேட்டாக்களும் மாற்றப்பட மாட்டாது. ஒட்டப்படும் நெட்டு வரிசையில் உள்ள டேட்டா மட்டும் நகர்த்தப்படும். இது முடிந்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்திடுங்கள். நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி செல் இடைச் செருகப்பட்டு காட்சி அளிக்கும்.
ஒர்க்ஷீட்டில் ஸ்பெல் செக்: எக்ஸெல் தொகுப்பில் பைல் ஒன்றை அமைத்து முடித்தவுடன் அதில் உள்ள எழுத்துப் பிழைகளைக் கண்டறிந்து நீக்கிட ஒரு ஸ்பெல் செக் தருகிறீர்கள். அப்போது என்ன நடக்கிறது தெரியுமா? அந்த ஒர்க் ஷீட்டில் மட்டும் ஸ்பெல் செக் நடக்கிறது. முழு ஒர்க் புக்கிலும் நடப்பதில்லை. அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டிலும் ஸ்பெல் செக் செய்திடக் கீழ்க்குறிப்பிட்டபடி செயல்படவும். ஸ்பெல் செக் தொடங்கும் முன் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களையும் செலக்ட் செய்திடவும். இதற்கு ஏதேனும் ஒரு ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் கிடைக்கும் மெனுவில் Select All Sheets என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக் கவும். இனி ஸ்பெல் செக் செயல்பாட்டினை நம்பிக்கையோடு மேற்கொள்ளலாம். ஸ்பெல் செக் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டுகளையும் செக் செய்திடும்.
0 Comments