Feb 9, 2011

வேர்ட்/எக்ஸெல் சில குறிப்புகள்

வழக்கமான சில டிப்ஸ்கள் இல்லாமல், சில குறிப்புகள் இங்கு தரப்படுகின்றன. வேர்ட், எக்ஸெல் பயன்பாட்டில் இவையும் நமக்கு மிகவும் உதவியாக இருக்கக் கூடிய தகவல்களே. இப்படியெல்லாம் எக்ஸெல் தொகுப்பு நமக்கு உதவுகிறதே என்று இவற்றைப் பயன்படுத்திப் பார்த்த பின்னர் எண்ணுவீர்கள்.
ஒர்க்புக் ஒன்றை எக்ஸெல் புரோகிராமில் திறக்க விரும்பி அதற்கான மெனு கட்டளை கொடுக்கையில் நமக்கு Open டயலாக் பாக்ஸ் விண்டோ கிடைக்கும். மற்ற ஆபீஸ் புரோகிராம்களில் கிடைக்கும் விண்டோ போலவே இதுவும் இருக்கும். இதில் காணப்படும் பைல்களைப் பார்க்கையில், இப்படி இருந்தால் நன்றாக இருக்குமே என்று எண்ணுவோம். அவ்வாறே பைல்களைக் காட்டுமாறு இதனை செட் செய்திடலாம். எப்படி அவற்றை நாம் விரும்பியபடி பெறலாம் என்று பார்ப்போம்.
1. முதலில் Open டூல் பாக்ஸைக் கிளிக் செய்திடவும். இதனால் Open டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கிறது.
2. இதில் view டூல் வலது பக்கம் கீழ் நோக்கி இருக்கும் அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். உடன் கீழ் விரி மெனு கிடைக்கும்.
3. இதில் கிடைக்கும் Arrange ஐகானை தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு எக்ஸெல் தன் தொகுப்பில் பைல்களை எப்படியெல்லாம் பிரித்து வைக்கலாம் என்று காட்டும்.
4.நீங்கள் எந்த வகையில் பைல்கள் பிரிக்கப்பட வேண்டும் என விரும்புகிறீர்களோ, அந்த வகையினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் நீங்கள் விரும்பியபடி பைல்கள் உங்களுக்குக் காட்டப்படும்.
சில சிஸ்டங்களில் இந்த Arrange ஐகான் நமக்குக் கிடைக்காமல் இருக்கலாம். அந்த சிஸ்டங்களில் Open டயலாக் பாக்ஸில் உள்ள பைல் டேப் மீது ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் இந்த பைல்களை பிரிக்கும் வசதி தரப்பட்டிருக்கும். அதனைப் பயன்படுத்தலாம்.
நீங்கள் மட்டுமே அந்த எக்ஸெல் தொகுப்பைப் பயன்படுத்துபவராக இருந்தால், நீங்கள் செட் செய்த ஏற்பாட்டினை எக்ஸெல் நினைவில் வைத்து, நீங்கள் ஒவ்வொரு முறை Open டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கும்போதும் அதே வகையில் பைல்களைப் பிரித்துக் காட்டும்.
எக்ஸெல்: இடையே காலி இடம்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் சிலர் வரிசையாக அனைத்து படுக்கை வரிசைகளில் உள்ள செல்களில் டேட்டாவினை நிரப்ப மாட்டார்கள். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்புவார்கள். இடையே உள்ள காலி செல்களில் பின்னர் ஏதேனும் கணக்கிட்டு டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள். இது நாமாக நிரப்புகையில் சரியாக இருக்கும். எக்ஸெல் தொகுப்பே டேட்டாவை நிரப்புவதாக இருந்தால் முடியாதே? அப்போது என்ன செய்யலாம் என்று பார்ப்போமா? எடுத்துக்காட்டாக பில் ஹேண்டில் என்ற ஒன்று அனைவருக்கும் தெரிந்திருக்கும். ஏதேனும் டேட்டாவை அப்படியே கீழ் உள்ள அனைத்து செல்களிலும் காப்பி செய்திட வேண்டி இருந்தாலும் அல்லது அடுத்தடுத்து சீரியல் வரிசையில் 1,2,3,4 என நிரப்ப வேண்டி இருந்தாலும் இந்த பில் ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நாம் நிரப்ப வேண்டிய செல்களில் ஹேண்டிலைப் பிடித்து இழுத்தாலே டேட்டா வரிசையாக நாம் தேர்ந்தெடுத்தபடி நிரப்பப்படும். இதில் ஒரு வரிசை விட்டு ஒரு வரிசை நிரப்ப வேண்டும் என்றால் என்ன செய்யலாம்? இதற்கு முதலிலேயே ஒரு சிறிய அட்ஜஸ்ட்மென்ட் செய்திட வேண்டும். பொதுவாக பில் இன் செய்வதற்கு முதலில் டேட்டா உள்ள செல்லை தேர்ந்தெடுக்கிறோம். பின் பில் ஹேண்டில் (செல் செலக்ஷன் அவுட்லைனில் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய கருப்பு கட்டம்) பற்றி இழுக்கிறோம். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்ப டேட்டா செல் மற்றும் அதன் கீழே இருக்கும் செல்லினையும் சேர்த்து ஹை லைட் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். கீழே காலியாக உள்ள செல்லினையும் தேர்ந்தெடுத்ததால் டேட்டா ஒன்றிலும் அடுத்தது காலியாகவும் தொடர்ந்து நிரப்பப்படும். ஒரு சின்ன வேலை செய்வதனால் எவ்வளவு தலைவலி, கூடுதல் வேலை மிச்சமாகிறது.
வேர்டில் டேபிள் தலைப்புகள்
வேர்டில் டேபிள் உருவாக்குகையில் ஒவ்வொரு நெட்டு வரிசைக்கும் ஒரு தலைப்பு கொடுப்போம். அந்த நெட்டு வரிசையில், எந்த பொருள் குறித்த தகவல்கள் உள்ளன என்று அறிவதற்காக இந்த ஏற்பாட்டினை நாம் மேற்கொள் வோம். சில டேபிள்கள் பல பக்கங்கள் வரை நீண்டு செல்லலாம். அப்போது ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் அதன் நெட்டு வரிசை தலைப்புகள் இருந்தால் தான், அவற்றைப் படித்தறிய வசதியாக இருக்கும். இதற்கென ஒவ்வொரு பக்கத்தின் தலைப்பிலும் அவற்றின் தலைப்பை டைப் செய்ய முடியாது. மேலும் டேபிளில் உள்ள டேட்டாவினை எடிட் செய்கையில், கூடுதல் டேட்டா அமைக்கும் போதோ, டேட்டாவினை நீக்கும் போதோ, அடுத்த பக்க தலைப்புகள் இடம் மாறி முன்னதாக உள்ள பக்கத்திற்கோ அல்லது பக்க நடுவிலோ சென்றுவிடும்.
இந்த பிரச்சினைக்கு வேர்ட் முடிவு ஒன்று தருகிறது. எந்த தலைப்பு உள்ள படுக்கை வரிசை, ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் வர வேண்டும் என்று விரும்புகிறீர்களோ, அந்த வரிசைக்குக் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும். பின் டேபிள் மெனுவில் Heading Rows Repeat என்று இருப்பதனைக் கிளிக் செய்திடவும். இனி ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் இந்த தலைப்பு தானாக அமைக்கப்படும்.
நீங்கள் வேர்ட் 2007 பயன்படுத்துவதாக இருந்தால், முதலில் எந்த வரிசையில் உள்ள தலைப்புகள், அடுத்தடுத்து வர வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ, அதற்கு முதலில் கர்சரை எடுத்துச் செல்லவும். அடுத்து ரிப்பனில் லே அவுட் டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு டேட்டா குரூப்பில் Repeat Header Rows என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
என்ன, இவ்வாறு செட் செய்த பின்னரும், உங்கள் டேபிளில் மட்டும் தலைப்புகள் அடுத்தடுத்த பக்கங்களில் தெரியவில்லையா? கவலைப்படாதீர்கள். நீங்கள் என்ன வியூவில் வேர்ட் டாகுமென்ட்டைப் பார்க்கிறீர்கள் என்பதனைக் கவனிக்கவும். நார்மல் வியூவில் இருந்தால் இந்த தலைப்புகள் அடுத்த பக்கத்திற்குச் செல்லாது. எனவே வியூவினை மாற்றுங்கள்.
எக்ஸெல் – எப்2 கீயின் பயன்பாடு
எக்ஸெல் தொகுப்பில் நீங்கள் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் செல் ஒன்றில் உள்ள பார்முலா ஒன்றை எடிட் செய்திட விரும்புகிறீர்கள். நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள்? முதலில் செல்லில் கிளிக் செய்து பின் அந்த பார்முலாவில் கிளிக் செய்து கர்சரைக் கொண்டு சென்று எடிட் செய்திட முனைகிறீர்கள். எத்தனை மவுஸ் கிளிக்குகள்? உங்கள் டேபிளில் கச்சடா பொருட்கள் நிறைய இருந்து மவுஸ் நகர்த்த சரியான இடம் இல்லாமல் போனாலோ அல்லதுமவுஸ் வைத்திருக்கும் பேட் சரியாக இல்லாமல் போனாலோ இந்த கிளிக்குகள் எல்லாம் எரிச்சலைத் தரும். இதனைக் கீ போர்டு வழியாக எப்படி செய்வது என்று பார்ப்போம். பேஜ் அப் பேஜ் டவுண் மற்றும் ஆரோ கீகளை அழுத்தி முதலில் திருத்த வேண்டிய செல்லுக்குச் செல்லுங்கள். சென்ற பின்னர் F2 கீயை அழுத்துங்கள். செல்லில் பார்முலா இருந்தால் அங்கு உங்கள் பார்முலாவினை அல்லது டெக்ஸ்ட்டை எடிட் செய்திட கர்சர் சிமிட்டிக் கொண்டிருக்கும். எடிட் செய்து முடித்தவுடன் என்ன செய்யலாம்? ஜஸ்ட் என்டர் தட்டுங்கள். அவ்வளவு தான் எடிட்டிங் ஓவர்!
டாகுமெண்ட்டில் மாதம்:
வேர்டில் உருவாக்கப்பட்ட டாகுமெண்ட் ஒன்றில் இந்த மாதம் என்ன என்று எழுதப்பட வேண்டுமா? எடுத்துக் காட்டாக ஒவ்வொரு மாதமும், ஒரு ரிபோர்ட் ஒன்றை உங்கள் நிறுவனம் உருவாக்குகிறது. அதற்கான டேட்டாவை தினந்தோறும் ஒரு டேபிளில் அமைக்கலாம். அல்லது டெக்ஸ்ட்டில் இணைக்கலாம். அப்போது அந்த மாதத்தின் பெயர் அமைய வேண்டும் என நீங்கள் விரும்பலாம். இதற்கு டேட் என்ற பீல்டைப் பயன்படுத்த வேர்ட் வசதி அளிக்கிறது. கீழ்க்காணும் முறையில் அதனை செட் செய்திடவும்.
1. எந்த இடத்தில் மாதத்தின் பெயர் வரவேண்டுமோ, அந்த இடத்தில் கர்சரை நிறுத்தவும். இந்த இடத்தில் பீல்டு உருவாக்க வேண்டும்.
2. பீல்டுக்கான வளைவான அடைப்புக் குறிகளை அமைக்க Ctrl +F9 (கண்ட்ரோல் +எப் 9)டைப் செய்திடவும். வளைவு பிராக்கெட் குறிகள் ஏற்படுத்தப்படும். உங்கள் கர்சர் இதனுள் இருக்க வேண்டும்.
3. இதில் date\@MMMM என டைப் செய்திடவும்.
4. பின் அப்டேட் செய்வதற்காக F9 அழுத்தவும்.
ஒவ்வொரு முறையும் எப் 9 அழுத்துகையில் அந்த மாதம் கிடைக்கும்.

0 கருத்துக்கள்:

Post a Comment