"Microsoft Word" தொடர்பான சில அவசியமான தகவல்கள்! அறியவில்லையா

கவனக் குறைவாக டாகுமெண்ட் அழிக்கப்பட்டால்: வேர்ட் தொகுப்பில் நாம் ஆவணங்களை உருவாக்கிய பின்னர், பலர் அவற்றைக் கவனக் குறைவாக அழித்துவிடுவார்கள். சிலர் அவசரத்தில் ரீசைக்கிள் பின்னுக்கும் போகாத வகையில் முற்றிலுமாக நிக்கிவிடுவார்கள். பின்னர் வருத்தப்படும் இவர்களுக்கு உதவுவதற்காகவே, வேர்ட் புரோகிராம் பேக்அப் பைல் உருவாக்கும் வசதியைக் கொண்டுள்ளது.

இதனை எப்படி உருவாக்குவது என்று பார்க்கலாம். முதலில் File மெனு சென்று Save As பிரிவைத் தேர்ந்தெடுங்கள். வரும் டயலாக் பாக்ஸில் Tools பட்டன் தட்டவும். பின் உங்கள் தொகுப்பிற்கேற்ப General அல்லது Save தேர்ந்தெடுக்கவும்.

கிடைக்கும் விண்டோவில் Always create Backup copy என்பதில் டிக் செய்து ஓகே கிளிக் செய்திடவும். இனி பேக்கப் காப்பி உருவாகும். இறுதியாக சேவ் செய்யப்பட்ட டாகுமெண்ட் பைலைப் பெற்று மீண்டும் சேவ் செய்திடலாம்.

நாளும் நேரமும் நீங்களே அமைக்கலாம்:

வேர்ட் அல்லது பிரசன்டேசன் பைல்களில் அடிக்கடி தேதி மற்றும் நேரத்தினை பதிபவரா நீங்கள்! என்ன செய்கிறீர்கள்? ஒவ்வொரு முறையும் டைப் செய்கிறீர்களா? வேண்டாமே! வேர்டில் Alt + Shift + D என அழுத்துங்கள்.

தேதி சிஸ்டத்திலிருந்து எடுத்து டைப் செய்யப்படும். நேரத்தை இடைச் செருக Alt + Shift + T அழுத்தலாம். பவர் பாயிண்ட்டில் இந்த கீகளை அழுத்தினால் ஒரு கட்டம் கிடைக்கும். இதில் எந்த மாதிரி வகையில் டேட் மற்றும் டைம் அமைக்க வேண்டும் மற்றும் எந்த ஸ்லைடில் அமைக்க வேண்டும் என்பதனை முடிவெடுத்து செட் செய்து ஓகே அழுத்தினால் அதே போல தேதியும் நேரமும் அமைக்கப்படும்.

பார்த்தீர்களா! தேதியும் நேரமும் உங்கள் பிங்கர் டிப்ஸில் உள்ளதே! வேர்டில் சப்ஜெக்ட் இண்டெக்ஸ் வேர்டில் ஆவணம் ஒன்றை உருவாக்கிய பின்னர், அதன் பொருள் குறித்து ஒரு அட்டவணைக் குறியீடு ஒன்றினை உருவாக்க விருப்பப்பட்டால், அதனை நிறைவேற்றிக் கொள்ளும் வசதியினை, வேர்ட் தருகிறது.

இதனை மிக எளிதாக உருவாக்கலாம். தேவையைக் குறிப்பிட்டுவிட்டால் வேர்ட் தொகுப்பு தானாகவே இந்த பொருளடக்கத்தினைத் தயாரித்து வழங்கும். முதலில் எந்த வரிகளில் உள்ள சொற்கள் உங்கள் பொருளடக்கத்தில் வரவேண்டும் என்பதனை முடிவு செய்து அவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள்.

அதன்பின் பாண்ட்ஸ் புல் டவுணை அடுத்து இருக்கும் இடத்தில் கர்சரை வைத்து மெனுவைப் பெறவும்.பின் பொருளடக்கத்தில் மெயினாக வரவேண்டிய சொற்களை Header 1 என்பதற்கு மாற்றவும். துணைத் தலைப்புகளை Header 2 என்பதற்கு மாற்றவும்.

இப்போது எங்கு உங்களுக்கு பொருளடக்க அட்டவணை வேண்டுமோ அங்கு கர்சரை வைத்துக் கொண்டு பின் “Insert” மற்றும் “Index and Tables” என்பவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் பல ஆப்ஷன்களுடன் வரும் டயலாக் பாக்ஸில் “Table of Contents” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

பின் அதிலேயே கொடுத்துள்ள வசதிகளைப் பயன்படுத்தி பக்க எண்கள் வேண்டுமா என்பதனையும் முடிவு செய்து பின் ஓகே கிளிக் செய்திடவும். பின் பொருளடக்க அட்டவணை கிடைக்கும். அதன்பின் ஆவணத்தில் மாற்றங்கள் செய்தால் எந்த பீல்டை அப்டேட் செய்திட வேண்டுமோ அதில் கர்சரை வைத்துக் கொண்டு ரைட் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் மெனுவில் “Update Field” என்பதனைக் கிளிக் செய்துவிடவும்.

ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் அமைக்கும் வழி ஆவணங்களை வேர்டில் தயாரிக்கையில், மிகப் பெரிய முகவரிகள் அல்லது தலைப்புகளை அடிக்கடி பயன்படுத்த வேண்டியதிருக்கும். இவற்றை ஒவ்வொரு முறையும் தவறின்றி டைப் செய்வது சற்று சிரமமான வேலையாகப் பலரும் கருதுகின்றனர். உண்மையும் அதுவே.

ஆனால் இதனை ஒரு ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் உருவாக்குவதன் மூலம் மிக எளிதாக மேற்கொள்ளலாம். எடுத்துக்காட்டாக,“Shri Meenakshi Videos and Accessories, Pudhu Mandapam, Madurai” என்று உங்களின் கடைப் பெயரை தொடர்ந்து அடிக்கடி அமைக்க விரும்புகிறீர்கள்.

இதனை ஒரு ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் என்ட்ரியாக அமைத்துவிட்டால், ஒரு கீ அழுத்தலில் இது கிடைக்கும். எப்படி இதனை ஏற்படுத்தலாம் என்று பார்ப்போம். Insert மெனு சென்று அதில் AutoText என்ற துணை மெனுவைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் அதில் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் விண்டோவில் நீங்கள் தர வேண்டிய நீளப் பெயரைத் தருகிறீர்கள்.

நீங்கள் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் விண்டோ வில் இருக்கையில் “Show AutoComplete suggestions” என்பதற்கு எதிரே உள்ள கட்டத் தில் டிக் அடையாளம் உள்ளதா என்பதனை ஒரு முறைக்கு இரு முறை உறுதிப்படுத்தவும்.

இந்த வழிமுறை உங்களுக்கு ஆட்டோ கம்ப்ளீட் வசதியைத் தரும் என்பதில் ஐயமில்லை. ஆனால் இந்த டெக்ஸ்ட்டை என்டர் செய்து ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் அமைப்பது சிறிது சுற்றுவேலை இல்லையா? இந்த மெனு மற்றும் சப்மெனு இல்லாமல் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் அமைத்திட முடியாதா? என்று நீங்கள் எதிர்பார்க்கலாம்.

அதற்கான வழி:–
முதலில் எந்த டெக்ஸ்ட்டை ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் என்ட்ரிக்குக் கொண்டு வர வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ அதனைத் தேர்ந்தெடுத்து ஹை லைட் செய்திடவும். டெக்ஸ்ட் ஹைலைட் செய்யப்பட்டிருக்கும் போதே ALT + F3 கீகளை அழுத்தவும்.
இப்போது Create AutoText window என்ற விண்டோ திறக்கப்படும். இந்த விண்டோ வில் ஹைலைட் செய்யப்பட்ட டெக்ஸ்ட் இருக்கும். நீங்கள் மிகப் பெரிய சொல் தொகுதியை எடுத்திருந்தால் அதில் ஓரிரு சொற்களும், சிறியதாக இருந்தா லும் முழுவதுமாக இந்த விண்டோவில் தெரியும். உங்களுக்குக் காட்டப்படும் சொற்கள் சரியானதாகத் தென்பட்டால் ஓகே டிக் செய்து வெளியேறவும்.
அடுத்து இந்த டெக்ஸ்ட்டின் ஓரிரு எழுத்துக்களை டைப் செய்திடுகையிலேயே டெக்ஸ்ட் முழுவதும் காட்டப் பட்டு இந்த டெக்ஸ்ட் வேண்டு மென்றால் என்டர் தட்டுக என்ற செய்தி காட்டப்படும். நீங்கள் முழுவதுமாக டைப் செய்தி டாமல் என்டர் தட்டிவிட்டுப் பின் தொடர்ந்து மற்ற சொல் தொகுதிகளை டைப் செய்து கொண்டு போய்க் கொண்டே இருக்கலாம். மெனு, சப் மெனு என்றில்லாமல் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் ரெடி.