Sep 6, 2010

எக்ஸ்செல் தெரிந்ததும் தெரியாததும்....

தெரியாது பார்முலாக்களை அமைத்த நாமே அடுத்த முறை அதனைப் பயன்படுத்தும்போது இந்த தொடர்புகள் குறித்து அறியாமல் இருப்போம்.

எக்ஸெல் செல் பார்மட்டிங்:

எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கில் செல்களில் உள்ள தகவல்களுக்கு ஏற்றபடி சில வேளைகளில் பார்மட் செய்திடுவோம். இதற்கு என்ன செய்கிறோம்? செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் பார்மட் என்னும் பிரிவைக் கிளிக் செய்து தேவையான ஆப்ஷன்ஸ் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்கிறோம். இது பார்மட்டிங் டூல் பார்களில் உள்ள பல ஆப்ஷன்களைத் தேடித் தேர்ந்தெடுத்து செய்ய வேண்டிய காரியமாகும். இதனால் மவுஸ் பயன்பாடும் நேரமும் செலவழியும். இதற்குப் பதிலாக சில கீகள் இணைப்பில் சில பார்மட்டிங் விஷயங்களை மேற்கொள்ளலாம். முதலில் பார்மட் செய்திட வேண்டிய செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். பின் Ctrl + Shift + ! அழுத்தினால் செல்லில் 50 என உள்ள எண்ணை 50.00 என மாற்றும். Ctrl + Shift + % என்ற கீ இணைப்பு .75 என்பதை 75% என மாற்றும். Ctrl + Shift + @ என்ற கீகளை இணைத்து அழுத்தினால் 15.45 என்ற நேரக் குறியீட்டை 3:45 PM என மாற்றும். Ctrl + Shift + # என்ற கீகள் 11/4/2007 என்ற நாள் குறியீட்டை 4 Nணிதி 07 என மாற்றும். Ctrl + Shift + $ என்ற கீகள் 50 என உள்ள எண்களை கரன்சியுடன் ($50.00) சேர்த்துக் காட்டும்.


எக்செல் பார்முலாக்கள்:

எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்று கையில் பல செல்களில் பார்முலாக்களைத் தந்திருப்போம். சில வேளைகளில் ஒரு செல்லுக் கான பார்முலா வேறு சில செல்களில் கொடுத்த பார்முலாவுடன் தொடர் புடையதாக இருக்கும். எடுத்துக் காட்டாக சி6 என்னும் செல்லில் ஒரு பார்முலா கொடுத்திருப்போம்.

அது ஏற்கனவே பி3 செல்லில் கொடுத்த பார்முலாவில் வரும் தீர்வோடு தொடர்புடைய தாக இருக்கும். பி3 செல்லுக்கு போனால் அது ஏ2 செல்லில் உள்ள இன்னொரு பார்முலா தரும் விடை களுடன் தொடர்புடையதாக இருக்கும். இதில் என்ன தலைவலி என்றால் ஒரு பார்முலா வேறு எந்த எந்த பார்முலாக்களுடன் தொடர் புடையதென்று அறியமுடியாது. நமக்குத் தெரியாது பார்முலாக்களை அமைத்த நாமே அடுத்த முறை அதனைப் பயன்படுத் தும்போது இந்த தொடர்புகள் குறித்து அறியாமல் இருப்போம். அப்படியானால் எப்போது பார்த்தாலும் தொடர்புடைய அனைத்து பார்முலாக்களையும் அறியும்படி ஏதேனும் ஒரு வழி இருக்கிறதா?

இருக்கிறது. முதலில் நீங்கள் அறிய வேண்டிய பார்முலாவுக்கான செல்லுக்குச் சென்று அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதன்பின் Ctrl + Shift + [ ஆகிய கீகளை அழுத்தவும். இதுதான் தொடர்புடைய அனைத்து செல்களையும் காட்டும் மந்திரக் கீகள்.

எப்படி உங்களுக்கு திரையில் தெரியும் என்று கேட்கிறீர்களா? எக்செல் தொகுப்பு நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லுடன் தொடர்புடைய அனைத்து செல்களையும் பளிச் என்று காட்டும். இப்போது அவற்றை ஒவ்வொன்றாகப் பார்த்து ஏதேனும் திருத்தங்கள் அல்லது மாற்றங்கள் மேற்கொள்ள வேண்டி இருந்தால் செய்யலாம்.

செல்லில் டெக்ஸ்ட்:

எக்செல் செல் ஒன்றில் டெக்ஸ்ட் ஒன்றை டைப் செய்கையில் அது செல்லையும் தாண்டி வெளியே செல்வது பலருக்கு எரிச்சலை வர வழைக்கும். செல்லுக்குள்ளாகவே டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதுவே உங்களின் விருப்பம்.

என்ன செய்யலாம்? கவலைப்படாமல் முதலில் டெக்ஸ்ட்டை டைப் செய்திடுங்கள். டெக்ஸ்ட் முழுவதும் டைப் செய்தவுடன் செல்லைக் கிளிக் செய்து தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது Format என்னும் பிரிவிற்குச் சென்று கிளிக் செய்திடுங்கள். அதில் இஞுடூடூண் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன்பின் அதில் உள்ள Alignment டேபை அழுத்துங்கள். இப்போது கிடைக்கும் பிரிவுகளில் Wrap Text என்ற செக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் டிக் மார்க் செய்து ஓகே கொடுத்து வெளியேறுங்கள். இப்போது நீங்கள் அடித்த டெக்ஸ்ட் அதே செல்லில் ஒழுங்கு படுத்தப் பட்டிப்பதைப் பார்க்கலாம்.

ஒரு சிலர் டெக்ஸ்ட்டை செல்லினுள் அடிக்கையில் ஆல்ட் + என்டர் தட்டி வரிகளை அமைப்பார்கள். அது நேரத்தையும் நம் உழைப்பையும் வீணாக்கும்.

புதிய ஒர்க் ஷீட்

எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் அதில் புதிய ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர பல வழிகள் உள்ளன. ஆனால் மிக வேகமாக ஒரு ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர வேண்டும் என நீங்கள் விரும்பினால் உடனே ஆல்ட் + ஷிப்ட் + எப் 1 (Alt + Shift + F1) கீகளை அழுத்துங்கள். புதிய ஒர்க் ஷீட் ரெடியாகிவிடும்.

ஒர்க் புக்கை சேவ் செய்திட

எக்செல் தொகுப்பில் ஒரு ஒர்க் புக்கை சேவ் செய்திட பல வழிகள் உள்ளன. அவை:

1. பைல் (File) மெனு சென்று (Save) சேவ் பிரிவைக் கிளிக் செய்வது.

2. கண்ட்ரோல் + எஸ் (CTRL + S) கீகளை தேவைப்படும் போதெல்லாம் அழுத்துவது.

3. ஷிப்ட் + எப் 12 (Shift +F12) அழுத்துவது.

4. வேறு பெயரில் சேவ் செய்வதனையும் இந்த பட்டியலில் சேர்க்கலாம். அந்த வகையில் எப் 12 (F12) அழுத்தி சேவ் செய்திடலாம். File> Save As கட்டளையையும் மெனு விலிருந்து அமைக்கலாம்.

எக்ஸெல் ஹைலைட்டிங்

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசைகளை ஹைலைட் செய்திட விரும்பு கிறீர்களா! இதோ இந்த சுருக்கு வழிகளைப் பாருங்கள்.

மவுஸ் இல்லாமல் இரண்டு கீகளைப் பயன்படுத்தி நெட்டு வரிசையையும் படுக்கை வரிசையையும் ஹைலைட் செய்திடலாம். Ctrl + Spacebar அழுத்தினால் நீங்கள் எந்த செல்லில் இருக்கிறீர்களோ அந்த செல் ஹைலைட் ஆகும்.

Shift + Spacebar கீகளை அழுத்தினால் எந்த செல்லில் இருக்கிறீர்களோ அந்த செல் இருக்கும் நெட்டு வரிசை ஹைலைட் ஆகும். பல வரிசைகளை இணைத்து ஹைலைட் செய்திட ஷிப்ட் மற்றும் ஆரோ (Shift + Arrow) கீகளை இணைத்துப் பயன்படுத்தலாம்.

எக்ஸெல் பயன்பாடு

எக்ஸெல் பிட்ஸ்
எக்ஸெல் ஆட்டோ சம்

எக்ஸெல் தொகுப்பு பயன்படுத்துபவர்கள் ஆட்டோ சம் எனப்படும் பயன்பாட்டினை அறிந்திருப்பீர்கள். தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள மதிப்பைக் கூட்டித் தரும் பயன்பாடு இது.

ஒரே ஒரு கிளிக் செய்வதன் மூலம் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களுக்காய் இன்னொரு செல்லில் பார்முலா அமைக்கப்பட்டு கூட்டுத் தொகையும் விடையாக அமைக்கப்படும். இதனை கீ போர்டு வழியாகவும் அமைக்கலாம். செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு கடைசி செல்லில் கர்சரை வைத்து ஆல்ட் மற்றும் சம அடையாள கீகளைச் (Alt + =) கொடுக்கவும். பார்முலா செல்லில் உருவாக்கப்பட்டு விடையும் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.

எக்ஸெல் இன்ஸெர்ட் பங்சன்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஏதேனும் ஒரு செல்லில் Formula ஒன்றை அமைக்க வேண்டும் என்றால் பார்முலாவினை டைப் செய்திடாமல் அதற்கான Insert பங்சனைக் கையாளலாம். மெனு பார் சென்று அதில் Insert அழுத்திக் கிடைக்கும் மெனுவில் Function பிரிவைக் கிளிக் செய்தால் காட்டப்படும் விண்டோவில் தேவையான பார்முலாவினையும் செல்களையும் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இதனை கீ போர்டிலிருந்து கையெடுத்து மவுஸை இங்கும் அங்கும் நகர்த்தி இந்த பணியினை மேற்கொள்கிறோம். அதற்குப் பதிலாக கர்சரைச் சம்பந்தப்பட்ட செல்லில் வைத்துவிட்டு Shift + F3 கீகளை அழுத்தினால் போதும். இன்ஸெர்ட் பங்சன் விண்டோ கிடைக்கும்.

எக்ஸெல் – எப்2 கீயின் பயன்பாடு

எக்ஸெல் தொகுப்பில் நீங்கள் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் செல் ஒன்றில் உள்ள பார்முலா ஒன்றை எடிட் செய்திட விரும்புகிறீர்கள். நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள்? முதலில் செல்லில் கிளிக் செய்து பின் அந்த பார்முலாவில் கிளிக் செய்து கர்சரைக் கொண்டு சென்று எடிட் செய்திட முனைகிறீர்கள்.

எத்தனை மவுஸ் கிளிக்குகள்? உங்கள் டேபிளில் கச்சடா பொருட்கள் நிறைய இருந்து மவுஸ் நகர்த்த சரியான இடம் இல்லாமல் போனாலோ அல்லது மவுஸ் வைத்திருக்கும் பேட் சரியாக இல்லாமல் போனாலோ இந்த கிளிக்குகள் எல்லாம் எரிச்சலைத் தரும்.

இதனைக் கீ போர்டு வழியாக எப்படி செய்வது என்று பார்ப்போம். பேஜ் அப் பேஜ் டவுண் மற்றும் ஆரோ கீகளை அழுத்தி முதலில் திருத்த வேண்டிய செல்லுக்குச் செல்லுங்கள். சென்ற பின்னர் F2 கீயை அழுத்துங்கள். செல்லில் பார்முலா இருந்தால் அங்கு உங்கள் பார்முலாவினை அல்லது டெக்ஸ்ட்டை எடிட் செய்திட கர்சர் சிமிட்டிக் கொண்டிருக்கும். எடிட் செய்து முடித்தவுடன் என்ன செய்யலாம்? ஜஸ்ட் என்டர் தட்டுங்கள். அவ்வளவு தான் எடிட்டிங் ஓவர்!

0 கருத்துக்கள்:

Post a Comment